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Wissenswertes: Coronakonforme hybride Veranstaltungsmethoden

Lokal, digital oder hybrid?
Vor allem das Adjektiv „hybrid“ ist zurzeit in aller Munde: Doch was heißt das überhaupt?

Hybride Veranstaltungskonzepte kombinieren Präsenzveranstaltungen, die  nur eine begrenzte Besucherzahl zulassen und die einem Schutz- und Hygienekonzept unterliegen, mit digitalen Angeboten. Der Anlass findet also physisch statt und kann gleichzeitig virtuell besucht werden.Ein hybrides Event schafft eine Verbindung zwischen virtueller und realer Welt: Es findet vor Ort in einer “echten” Location statt und wird gleichzeitig von Online-Teilnehmern besucht.
Interaktive Tools können dabei integriert werden: Das Konzert im Saal also, in den nun deutlich weniger Besucher als sonst zugelassen sind, als Kombi mit der Übertragung auf der Internetseite. Per Webstream. Die Veranstaltung wird dabei gefilmt und somit weltweit übertragen. So kann sich jeder aussuchen, ob er das Konzert als Zuschauer vor Ort mit Sicherheitsabstand und Hygienemaßnahmen genießen möchte – oder zu Hause am Bildschirm. Genauso verhält es sich mit den Tagungen, Messen und Meetings. Tische und Stühle haben viel mehr Platz „dazwischen“, und wer nicht „körperlich“ dabei sein kann, wird per „GoTo-Meeting“ oder anderen Softwarepakten für Videokonferenzen zugeschaltet. So entstehen oft spannende virtuelle Begegnungsräume, auch wenn nicht alle Teilnehmer physisch anwesend sind.

Im Palatin werden einige der Kulturveranstaltungen im Kulturwohnzimmer (https://www.palatin.de/live-stream/) übertragen. Bei Tagungen und Meetings wird GoTo-Meeting mit einer externen fernsteuerbaren Logitechkamera eingesetzt. So können bis zu 500 Teilnehmer gleichzeitig dabei sein und das System ist universal einsetzbar.

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Warum sind hybride Veranstaltungen jetzt so wichtig?

Die Corona-Pandemie sorgt für zahlreiche Einschränkungen im Alltag. Wegen der Ansteckungsgefahr müssen viele Events abgesagt werden. Das ist nicht nur schade, sondern schädlich für die Branche. Wenn Unternehmen aber auf das hybride Format umsteigen können, ist eine Brücke geschlagen zur Existenzsicherung. Denn nun müssen Tagungen, Meetings, Vorstandssitzungen, Gemeinderatssitzungen, Vorträge oder Betriebsversammlungen wegen der Corona-Bestimmungen nicht ausfallen, sondern können auf ein sichere Ebene umgeschwenkt werden, auf eine virtuelle Plattform ohne Ansteckungsgefahr. Die Begegnungen finden nun hinter den Computerbildschirmen, aber trotzdem in interaktiver Form statt.

Gute Vorbereitung ist wichtig

Hybrid-Veranstaltungen erfordern eine besondere Planung, die auf die Erwartungen des Veranstalters zugeschnitten ist. Absprachen im Vorfeld der Veranstaltung sind ebenso essenziell wie die Betreuung vor Ort während der Veranstaltung. Auch muss eine leistungsfähige digitale Eventplattform bereit stehen, auf die sich der Veranstalter einstellen kann, und es müssen die passenden Tools für die Einbindung der Live- und Online-Teilnehmer fit gemacht und auch erklärt werden. Jeder Teilnehmer muss mit diesen technischen Werkzeugen, zu denen auch Apps gehören, vertraut gemacht werden. Da hybride Veranstaltungen immer beliebter werden, müssen die Veranstaltungsorte über die technischen Möglichkeiten und Infrastrukturen verfügen, damit der Spagat zwischen physischem Erleben und virtueller Übertragung auch wirklich glückt. Und das ist manchmal gar nicht so einfach, wie man vielleicht denkt. Eine ausreichende Bandbreite und Geschwindigkeit sind schon mal die Grundvoraussetzung, ausgestattet sein, um eine große Anzahl von Teilnehmern und fortschrittliche Eventtechnologien zu bedienen. Eine Internetleitung, die ausschließlich für den Livestream bestimmt ist, ist außerdem unerlässlich. Um ein konkurrenzfähiges Erlebnis zu schaffen, das das virtuelle Publikum in Atem hält, ist eine gute Kamera erforderlich, die außerdem alle Bildschirmgrößen unterstützt. Und auch der Mensch hinter der Kamera muss sich auf neue Perspektiven einlassen, denn er muss das Publikum vor Ort sowie zu jenes hinter den Bildschirmen zufrieden stellen. Eine ruhige Hand und ein durchdachter Zoom sind dabei zu berücksichtigen.

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Das Format der Zukunft?

Hybride Veranstaltungsformen haben in den letzten Jahren mehr und mehr an Popularität gewonnen. Neu sind sie jedoch nicht. So sind sie beispielsweise bei der Fußball-Bundesliga oder gar bei einer Weltmeisterschaft schon lange gang und gäbe. Dabei sitzen im Stadion Tausende von Menschen, aber das Spiel wird auch an Millionen von Menschen auf der ganzen Welt übertragen. COVID-19 hat auf diese Tendenzen jedoch wie eine Art Katalysator gewirkt, denn die Möglichkeit, große Gruppen von Menschen ohne Ansteckungsgefahr zu versammeln, hat unter dem Druck der Pandemie enorm an Popularität gewonnen. Hybridveranstaltungen könnten somit ein bedeutender Teil der Zukunft sein. Experten gehen davon aus, dass das hybride Format die Veranstaltungsbranche noch viele Jahre lang begleiten wird. Auch das Palatin hat sich auf diese Entwicklung eingestellt.

Kamera

Eine Chance

Hybride Veranstaltungen sind nicht nur Alternative in einer Notsituation, sie sind auch eine große Chance für Veranstaltungsorte. Denn damit eröffent sich die Möglichkeit, ein neues Publikum zu erschließen, das sonst vielleicht nicht erreicht worden wäre. Auch wenn Hotels oder Konzerthallen vielleicht nicht in der Lage sind, jeden physisch zu beherbergen und ihm all die einzigartigen Angebote vor Ort zu zeigen, so ergeben sich doch unendlich viele Chanden, Planer und Teilnehmer auf einer Reise im virtuellen zusammen zu bringen und Kontakte zu festigen.

Und was meinen die Teilnehmer dazu? Hier das Feedback:

Existenzgruendungstag2021_GründerInnen im Interview_AR

„Von analog über hybrid zu digital: Das Palatin Kongresshotel und Kulturzentrum ist ein herausragend flexibler, kompetenter und zuverlässiger Veranstaltungspartner. Der Existenzgründungstag Rhein-Neckar 2020 war von langer Hand und bis ins Detail als öffentliche Tagung mit Keynotes, Wissens-Workshops und Info-Messe in Wiesloch geplant. Dann kam der 1. Lockdown: Neu denken, neu planen war gefragt. Auf unserem Weg zu einer optimalen Lösung als digitales Live-Event mit vielen interaktiven Formaten, live gesendet aus unserem Broadcast-Studio im Palatin Kongresshotel und Kulturzentrum Wiesloch, war das gesamte Palatin-Team ideenreich und kooperativ.

21.Existenzgründungstag Rhein-Neckar_Live aus dem Palatin

Ein herzliches Dankeschön, dass Sie und Ihr Team uns zu jedem Zeitpunkt der Planungsschritte von analog über hybrid bis digital, der Konzeption und Durchführung so professionell und pragmatisch unterstützt haben. Wir freuen uns auf den Existenzgründungstag Rhein-Neckar im November 2021 in Ihrem Hause.“

(Das Projektteam des Existenzgründungstag Rhein-Neckar 2020, Agentur Ressmann e.K)

21. Existenzgründungstag Rhein-Neckar_digitale Premiere

„Ich habe selten so eine starke Internetleitung wie im Palatin Kongresshotel und Kulturzentrum Wiesloch erlebt.  Wir konnten ohne Bedenken mit einem hochqualitativen Bild über sieben Stunden streamen. Zudem war uns die Exklusivität der Leitung für die Gewährleistung einer einwandfreien Übertragung des Existenzgründungstages Rhein-Neckar wichtig: Hier konnte uns das Palatin drei voneinander unabhängige Leitungen zur Verfügung stellen. Wir hätten so jederzeit auch für ein Worst-Case-Szenario ein sicheres Backup gehabt. Mit der Hilfe sehr engagierter Technikkollegen konnten wir in dem vielfach erfahrenen Miteinander und einer tollen Unterstützung von Thomas Müller und seinem Palatin-Team eine sehr anspruchsvolle Veranstaltung umsetzen.“

(André Stern, www.stern-media-production.de,  Partnerunternehmen der Agentur Ressmann e. K.)

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